Заполненный образец паспорт архива организации. Инструкция по заполнению паспорта архива организации. Описи, каталоги, базы данных

Методические указания по заполнению паспорта на каталог/картотеку

Заполненный образец паспорт архива организации. Инструкция по заполнению паспорта архива организации. Описи, каталоги, базы данных

Паспорт заполняют отдельно на каждыйкаталог или картотеку. При первоначальномзаполнении в паспорт переносят сведенияиз имеющихся в отделах документов(дневники работы с каталогом иликартотекой и др.). При отсутствиидокументации, в паспорт включаютсведения, полученные в результатеанализа.

Все сведения заносят в паспорт в полнойформе без сокращений, четким разборчивымпочерком. Некоторые пункты паспортазаполняют подчеркиванием соответствующихсведений.

Паспорт заполняет сотрудник, непосредственноответственный за ведение каталога/картотеки.

При заполнении пунктов 10, 12, 15, 17, 20необходимо иметь в виду следующее:

10*. Слева в столбик перечисляют всеотделы-фондодержатели, сначала основных,затем подсобных фондов. Справа отдельнымстолбцом перечисляют все виды документов,которые присутствуют в данномкаталоге/картотеке, например, длякартотек указывают: «статьи из газет,журналов, продолжающихся изданий исборников».

12*. Указывают способ группировкиматериала: основной ряд – алфавитный,систематический, хронологический,нумерационный, тематический. Сведенияоб организации материала в пределахкаждого деления дают подробно, отражаютисключения из общих правил, спецификуорганизации карточек в каталоге.

15*. Элементы описания не указывают.Перечисляют все пометки служебногохарактера, в том числе регистрационныйномер, индексы, справки о добавочныхзаписях, принятые условные обозначенияи т.п. если служебные пометки на карточкахотсутствуют, то это отмечают в паспорте.

17*. Указывают особенности внутреннегои внешнего оформления. Внутреннее –разделители, их виды, принятые формы,размеры, цветовое решение. Внешнее –нумерация ящиков, оформление этикеток,цветовое решение этикеток.

20*. К средствам наглядной информации ипропаганды относят плакаты, объявления,справочные и информационные установки,листовки, буклеты и пр.

Данные паспорта проверяют и обновляютежегодно. При необходимости можнозаменять отдельные листы паспорта илииспользовать вкладные листы.

Приложение 3. Паспорт на бд

к Положениюо системе каталогов, картотек

и баз данныхГосударственной библиотеки Югры

Паспорт

Название БД– «__________________________________________________________»

Автоматизированная система–________________________________________________

Версия БД–____________________________

Дата создания– ____________________________

Владелец БД– ______________________________________________________________

Кем создается– ______________________________________________________________

Тип БД –______________________________________________________________

Вид БД–______________________________________________________________

Назначение БД –______________________________________________________________

Тип документов(объектов) –____________________________________________________

Тематика БД – ____________________________________________________________

Естественный язык– русский,__________________________________________________

Число записей – ____________________________________________________________

Период обновления– ежедневно,еженедельно, ежемесячно,другое___________________

(подчеркнутьнужное)

Интенсивность обновления–_________________ записей

Режим обновления– добавление/ замена / удаление записей

(подчеркнутьнужное)

Ежегодный прирост– _________________ записей

Операционная система– _____________________________________________________

Хронологические рамки – с ________года по _______ год

Информационно-поисковые языки (ББК, предметные рубрики, ключевые слова) – ______

______________________________________________________________________________

Другие поисковые возможности –________________________________________________

______________________________________________________________________________

Степень свертывания информации одокументе(БО, реферат, аннотация,ключевое слово) –_______________________________________________________________________________

Дата составления паспорта– «____»__________________ 200 г.

https://www.youtube.com/watch?v=hmJGuauyLpw

Положение (датаутверждения) – «____»__________________ 200 г.

Ответственный за ведение БД(должность)_________________________________________

Отметки о ежегодной проверке паспорта

№ п/пДата проверкиЧисло записейФИО ответственного лицаПодпись
1.

Источник: https://StudFiles.net/preview/5913076/page:6/

Инструкция по заполнению паспорта архива

Заполненный образец паспорт архива организации. Инструкция по заполнению паспорта архива организации. Описи, каталоги, базы данных

Паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию (далее-«Паспорт…»), является документом централизованного государственного учета и установлен Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Пермского края.

1. Общие положения

1.1. «Паспорт…» составляется каждой организацией — источником комплектования
государственного архива ежегодно в двух экземплярах, отра¬жает информацию об организации хранения и сведения о документах постоянного хранения и по личному составу по состоянию на 01.12 отчетного года.

1.2. Один экземпляр «Паспорта…» представляется в государственный архив, второй хранится в деле фонда организации.

1.3. К «Паспорту…», в соответствии с его разделами, составляется объяснительная
записка, в которой отражаются изменения в организации хранения и объемных показателях по сравнению с ранее составленным паспортом.

1.4. Объемные показатели даются в указанных в форме «Паспорта…» единицах измерения. Исправления не допускаются.

Раздел 1. Общие сведения

Графа 1 — «Количество фондов»

Указываются все фонды, если фондирование документов, находящихся на хранении в архиве организации, проведено раздельно.

В архиве кроме основного фонда, образовавшего в результате деятельности настоящей организации, могут храниться фонды организаций — предшественников и ликвидированных организаций.

Каждый фонд, независимо от того, состоит ли он из документов одного или нескольких видов (управленческая или документы по личному составу) учитывает¬ся в паспорте только один раз.

Графа 2 — «Площадь архивохранилища» (кв. м)

Указывается площадь отдельного помещения в кв. м. В случае его отсутствия, ставится прочерк.

Графа 3 — «Загруженность архивохранилища (%).

Графа заполняется при наличии архивохранилища. Прежде чем выявить его загруженность, требуется определить вместимость. Вместимость архивохранилищ определяется по следующей формуле: 1000 ед. хр. Х на площадь архивохранилища / 2,5 кв. м
(1000 ед. хр. умножить на площадь архивохранилища и разделить на 2,5 кв. м)

После выявления вместимости загруженность определяется по следующей формуле: Количество ед. хр. Х 100% / вместимость
(Количество находящихся на хранении ед. хр. умножить на 100% и разделить на вместимость)

Раздел 2. Сведения о документах

Графа 1 «Всего» строки 201

В ней указывается количество ед. хр. документов постоянного хранения, подготовленных к передаче на государственное хранение в государственный архив, внесенных и не внесенных в описи.

Графа 1 «Всего» строки 202

В ней указывается количество ед. хр. документов по личному составу, находящихся на хранении в архиве организации, внесенных и не внесенных в описи.

Графа 2 «Начальная (крайняя) дата» строки 201 «Постоянного хранения» и строки 202 «По личному составу»

В этих графах указываются самые ранние годы, тех документов, которые хранятся в архиве организации.

Графа 3 «Конечная (крайняя) дата» строки 201 «Постоянного хранения» и строки 202 «По личному составу»

В данных графах указываются самые поздние годы, тех документов, которые хранятся в архиве организации.

Графа 4 строки 201

В этой графе указываются все находящиеся на хранении в архиве организации документы постоянного хранения в ед. хр., как подготовленные к передаче на постоянное хранение в государственный архив (но на 01.12 еще не переданные) внесенные в описи и утвержденные ЭПМК Агентства по делам архивов Пермского края (далее — ЭПМК).

При описании в срок (через 2 года после завершения дел в делопроизводстве) их количество соответствует сумме итоговых записей в описях дел:

  • постоянного хранения, документы по которым временно хранятся в архиве организации;
  • постоянного хранения, документы по которым передаются на государственное хранение в архив, но на 01.12 еще не переданных.

Графа 4 строки 202

В ней показываются документы по личному составу, находящиеся на хранении в архиве организации, внесенные в описи и согласованные ЭПМК.

При описании в срок (через 2 года после завершения дел в делопроизводстве) их количество соответствует сумме итоговых записей в описях дел по личному составу.

Графа 5 «Начальная (крайняя) дата» строки 201 «Постоянного хранения» и строки 202 «По личному составу»

В этих графах указываются самые ранние годы, за которые документы этих видов хранятся в архиве организации и внесены в описи, утвержденные и согласованные ЭПМК.

Графа б «Конечная (крайняя) дата» строки 201 «Постоянного хранения» и строки 202 «По личному составу»

В указанных графах указываются самые поздние годы, за которые документы этих видов внесены в описи, утвержденные и согласованные ЭПМК.

Графа 7 «Хранятся сверх установленного срока»(для строки 201 «Постоянного хранения).

В этой графе указывается количество ед. хр., находящиеся на хранении в архиве организации после истечения предельного срока временного хранения архивных документов в нём.

Для архивных документов органов местного самоуправления, учреждений, организаций, предприятий городского и районного подчинения, предприятий сельского хозяйства предельный срок хранения 5 лет, государственных краевые учреждений — 10 лет, государственных учреждений, территориальных отделов, управлений федеральных органов исполнительной власти -15 лет. Срок хранения документов постоянного хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания документов в делопроизводстве.

Графа 8 «Образуется в год дел»

В графе указывается среднее количество дел постоянного срока хранения и по личному составу (отдельно), которое образуется в делопроизводстве организаций за последние 5 лет.

Строка 301 «Количество штатных работников».

В графе указывается работник организации, если он занимает по штатному расписанию должность заведующего архивом организации.

Скачать (в формате doc)

Источник: http://www.komi-permarchiv.ru/index.php?page=instruktsiya-po-zapolneniyu-pasporta-arhiva

Паспорт архива суда образец

Заполненный образец паспорт архива организации. Инструкция по заполнению паспорта архива организации. Описи, каталоги, базы данных

Тип документа: Паспорт

Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

Размер файла документа: 22,7 кб

Скачать образец документа

1. Состав и объем архивных документов

Сведения гр. 4 представляются отдельно в установленном порядке.

2. Состав и объем страхового фонда копий архивных документов

3. Состав и объем научно — справочного аппарата к архивным документам

3.1. Описи, каталоги, базы данных

3.2. Справочно — информационные издания:

Только для кинодокументов, фонодокументов, видеофонограмм, МЧД.

4. Состав и объем научно — справочной библиотеки

5. Условия хранения документов

  • Паспорт: образцы (Полный перечень документов)
  • Поиск по фразе «Паспорт» по всему сайту
  • «Паспорт архива».doc

Занесено в базу

Внесены исправления в

Получите бесплатную юридическую консультацию по телефону прямо сейчас:

+7 (499) 938-41-64 Москва

+7 (812) 467-30-49 Петербург

8 (800) 511-37-96 Регионы

У нас на сайте каждый может бесплатно скачать образец интересующего договора или образца документа, база договоров пополняется регулярно. В нашей базе более 5000 договоров и документов различного характера. Если вами замечена неточность в любом договоре, либо невозможность функции “скачать” какого-либо договора, обратитесь по контактным данным. Приятного времяпровождения!

Сегодня и навсегда — загрузите документ в удобном формате! Уникальная возможность скачать любой документ в DOC и PDF абсолютно бесплатно. Многие документы в таких форматах есть только у нас. После скачивания файла нажмите «Спасибо», это помогает нам формировать рейтинг всех документов в базе.

dogovor-obrazets.ru

Коми-Пермяцкий окружной государственный архив

Паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию (далее-«Паспорт…»), является документом централизованного государственного учета и установлен Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Пермского края.

Раздел 2. Сведения о документах

Графа 1 «Всего» строки 201

В ней указывается количество ед. хр. документов постоянного хранения, подготовленных к передаче на государственное хранение в государственный архив, внесенных и не внесенных в описи.

Графа 1 «Всего» строки 202

В ней указывается количество ед. хр. документов по личному составу, находящихся на хранении в архиве организации, внесенных и не внесенных в описи.

Графа 2 «Начальная (крайняя) дата» строки 201 «Постоянного хранения» и строки 202 «По личному составу»

В этих графах указываются самые ранние годы, тех документов, которые хранятся в архиве организации.

Графа 3 «Конечная (крайняя) дата» строки 201 «Постоянного хранения» и строки 202 «По личному составу»

В данных графах указываются самые поздние годы, тех документов, которые хранятся в архиве организации.

Графа 4 строки 201

В этой графе указываются все находящиеся на хранении в архиве организации документы постоянного хранения в ед. хр., как подготовленные к передаче на постоянное хранение в государственный архив (но на 01.12 еще не переданные) внесенные в описи и утвержденные ЭПМК Агентства по делам архивов Пермского края (далее — ЭПМК).

При описании в срок (через 2 года после завершения дел в делопроизводстве) их количество соответствует сумме итоговых записей в описях дел:

  • постоянного хранения, документы по которым временно хранятся в архиве
    организации;
  • постоянного хранения, документы по которым передаются на государственное хранение в архив, но на 01.12 еще не переданных.

Графа 4 строки 202

В ней показываются документы по личному составу, находящиеся на хранении в архиве организации, внесенные в описи и согласованные ЭПМК.

При описании в срок (через 2 года после завершения дел в делопроизводстве) их количество соответствует сумме итоговых записей в описях дел по личному составу.

Графа 5 «Начальная (крайняя) дата» строки 201 «Постоянного хранения» и строки 202 «По личному составу»

В этих графах указываются самые ранние годы, за которые документы этих видов хранятся в архиве организации и внесены в описи, утвержденные и согласованные ЭПМК.

Графа б «Конечная (крайняя) дата» строки 201 «Постоянного хранения» и строки 202 «По личному составу»

В указанных графах указываются самые поздние годы, за которые документы этих видов внесены в описи, утвержденные и согласованные ЭПМК.

Графа 7 «Хранятся сверх установленного срока»(для строки 201 «Постоянного хранения).

В этой графе указывается количество ед. хр., находящиеся на хранении в архиве организации после истечения предельного срока временного хранения архивных документов в нём.

Для архивных документов органов местного самоуправления, учреждений, организаций, предприятий городского и районного подчинения, предприятий сельского хозяйства предельный срок хранения 5 лет, государственных краевые учреждений — 10 лет, государственных учреждений, территориальных отделов, управлений федеральных органов исполнительной власти -15 лет. Срок хранения документов постоянного хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания документов в делопроизводстве.

Графа 8 «Образуется в год дел»

В графе указывается среднее количество дел постоянного срока хранения и по личному составу (отдельно), которое образуется в делопроизводстве организаций за последние 5 лет.

Строка 301 «Количество штатных работников».

В графе указывается работник организации, если он занимает по штатному расписанию должность заведующего архивом организации.

© ГКБУ «Коми-Пермяцкий окружной государственный архив», 2009–2018 г.

Использование материалов сайта без согласования с архивом запрещено.

www.komi-permarchiv.ru

Паспорт архива

Формат A4 (210 x 297)

1. Состав и объем архивных документов

Сведения гр. 4 представляются отдельно в установленном порядке.

2. Состав и объем страхового фонда копий архивных документов

3. Состав и объем научно — справочного аппарата к архивным документам

3.1. Описи, каталоги, базы данных

Только для кинодокументов, фонодокументов, видеофонограмм, МЧД.

3.2. Справочно — информационные издания

Приложение N 2
к п. п. 3.2.6, 6.2.4.2

Скачать ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (утв- Приказом Росархива от 13-02-2002 16) (2018) Актуально в 2018 году

Читать далее:

  • Рубрикатор
  • Федеральное законодательство
  • Региональное законодательство
  • Налоговый учет
  • Бухгалтерский учет
  • Кадровое делопроизводство
  • Производственный календарь 2017
  • Образец договора дарения
  • Сервисы
  • Формы документов
  • Юридический словарь
  • Cоглашение о разделе имущества супругов
  • План счетов
  • Курсы, ставки, индекс
  • Правила бух. учета
  • Как оформить загранпаспорт
  • Навигация и возможности
  • Помощь
  • Поиск
  • Вступление в наследство по завещанию
  • Как получить материнский капитал
  • Как получить паспорт на квартиру
  • Как оформить развод
  • Образец нового полиса ОМС
  • О сайте
  • О системе
  • Условия использования сайта
  • Технические требования
  • Реклама на сайте
  • Статьи и обзоры
  • Документы для открытия ИП
  • Регистрация граждан

Сайт использует файлы cookie.Продолжая просмотр сайта, вы соглашаетесь с использованием файлов cookie.

© 2010—2018. Справочно-правовая система «ЗаконПрост».

www.zakonprost.ru

Источник: https://new-advocat.ru/pasport-arhiva-suda-obrazec/

Юриста дом
Добавить комментарий