Сроки хранения документов по личному составу: что изменилось? Составляем номенклатуру дел с учетом изменения сроков хранения кадровых документов Сроки хранения приказов по личному составу

Приказы по личному составу: сроки хранения

Сроки хранения документов по личному составу: что изменилось? Составляем номенклатуру дел с учетом изменения сроков хранения кадровых документов Сроки хранения приказов по личному составу

Один из основных вопросов, рано или поздно возникающих перед секретарем касается приказов по личному составу. В данном материале мы подробно расскажем о том, каким образом и сколько следует хранить данную документацию.

Классификатор приказов

В каждой организации в процессе ее деятельности возникает ряд документов, которые регламентируют всю работу.

Основными документами каждой компании являются распорядительная документация, к числу которой относятся приказы по личному составу, срок хранения которых заметно отличается от прочих.

Чтобы иметь представление о правильном определении сроков хранения, рекомендуем обратить внимание на классификатор.

Следует помнить, что в процессе деятельности в каждой компании создаются приказы трех видов:

  • основные;
  • по личному составу;
  • по административно-хозяйственной деятельности.

Первая категория имеет постоянный срок хранения, третья – 5 лет. При этом, если 1 и 3 категории имеют строго обозначенные сроки, то вторая категория подлежит грамотному определению принадлежности приказов.

Классификатор приказов представляет собой упорядоченный перечень заголовков приказов, которые издаются в каждой компании. Проще говоря, данный перечень содержит информацию об индексах документации, лицах, визирующих документы и о сроках хранения.

Наличие данного перечня позволяет существенно снизить количество ошибок, а также легче определять сроки хранения приказов по личному составу. Его присутствие в делопроизводстве компании значительно упрощает поиск необходимой документации и даже, в какой-то мере, регламентирует порядок подписания и регистрации.

Кроме того, его можно с успехом использовать для дальнейшего создания справочника в системе электронного документооборота.

Срок хранения приказов по личному составу

Известно, что различные документы имеют свои сроки хранения. При этом сроки хранения приказов значительно варьируются, в зависимости от вида деятельности. К примеру, на вопрос, сколько хранятся приказы по основной деятельности, ответ всегда неизменен – постоянно.

Это связано с тем, что документы основной деятельности могут потребоваться в любое время, поэтому и хранить их следует особо внимательно и бережно.

Как правило, данная документация в архиве хранится отдельно, а на делах ставится соответствующая отметка о постоянном сроке хранения.

Срок хранения приказов по основной деятельности является неизменным. Данная документация подлежит хранению даже в случае ликвидации организации и передается в муниципальный или государственный архив.

Срок хранения приказов по личному составу может быть разным, в зависимости от содержания самого документа. Чтобы выяснить, сколько лет хранятся приказы по личному составу, рекомендуем обратить внимание на таблицу, приведенную ниже.

Для начала следует сказать о том, что срок хранения приказов зависит, в первую очередь, от основательности его содержания. Понятно, что приказ о приеме на работу будет иметь более значимый характер, нежели приказ о командировке.

Также срок хранения приказа о приеме на работу любого сотрудника (от директора до уборщика) является фиксированным. По этой причине более значимые приказы по личному составу хранятся в течение 75 лет.

Более простые приказы подлежат 5-летнему помещению на хранение.

 Для удобства мы подготовили таблицу, из которой вы сможете понять, сколько хранятся приказы по личному составу.

Вид приказа по личному составуСрок хранения
О приеме на работу75 лет
Об увольнении
О переводе на другую должность
О поощрении работника
О назначении премии (премировании)
Об установлении надбавок и доплат к основной окладной части
О предоставлении отпуска без сохранения заработной платы
О предоставлении отпуска по уходу за ребенком
Об изменении фамилии/имени
О присвоении чина (муниципальным и государственным служащим)
О повышении разряда работника
О расследовании несчастных случаев с работниками
О направлении в командировки без выезда в другие страны (от месяца и более)
О направлении в командировки в другие страны
О прохождении практики студентами (при наличии официальных выплат)
О предоставлении очередного отпуска5 лет
О предоставлении больничного
О прохождении практики студентами (без выплат)
О направлении в командировку без выезда в другие страны (сроком до 1 месяца)
О взыскании

Как видно из таблицы, срок хранения приказов о приеме на работу, как и об увольнении, составляет 75 лет. Это обуславливается тем, что данные документы являются основными доказательствами факта работы сотрудника в организации. Кроме того, приказы на прием на работу (срок хранения не зависит от стажа работника) следует хранить в отдельном деле.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/211064-prikazy-po-lichnomu-sostavu-17-m9

Приказы по личному составу – их формирование и хранение

Сроки хранения документов по личному составу: что изменилось? Составляем номенклатуру дел с учетом изменения сроков хранения кадровых документов Сроки хранения приказов по личному составу

Приказы по личному составу группируются в отдельное дело, при этом имеют свою собственную нумерацию (отличную от приказов по основной деятельности). Внутри дела документы систематизируются по хронологии их создания.

Некоторые виды приказов по личному составу принято издавать по унифицированной форме. В этом случае необходимо просто заполнить соответствующие графы.

Остальные составляются в свободной форме, в то же время необходимо придерживаться определенных требований.

В случае составления приказа по неунифицированной форме применяют те же рекомендации, что и для составления приказа по основной деятельности.

Формирование приказов по личному составу

Приказы по личному составу следует группировать в дела на основании сроков их хранения, при этом не допускается помещать вместе (в одно дело) документы долговременного хранения (т.е.

> 10 лет) и временных сроков < 10 лет. Например, приказы о приеме, увольнении и др.

со сроком хранения 75 лет должны быть помещены отдельно от приказов об ежегодных отпусках, командировках, которые хранятся 5 лет.

При этом приказы с одинаковым сроком хранения допускается для облегчения их поиска в дальнейшем (особенно при большом документообороте) дополнительно подразделять на отдельные дела. Например, приказы об ежегодных отпусках могут составлять самостоятельное дело, о командировках – другое, хотя все они имеют пятилетний срок хранения.

Хочу еще раз напомнить, что каждое самостоятельное дело должно быть внесено в номенклатуру дел организации.

При наличии приложения к приказу они формируются вместе – сначала приказ, затем приложение.

В то же время основания к приказам по личному составу помещаются отдельно от них. В качестве основания к приказам могут выступать:

Как правило, если в текущем делопроизводстве совместно формировали приказы и основания к ним, то в процессе подготовки для архивного хранения такие дела переформировывают для их разделения. Основания к приказам со сроком хранения 75 лет (например, заявление работника о приеме, перемещении и т.д.) обычно входят в соответствующее личное дело работника.

Основания же к приказом с небольшими сроками хранения (например, 5 лет) допускается формировать отдельно от них, для чего в номенклатуре можно предусмотреть дело с примерным заголовком: «Документы, не вошедшие в состав личных дел (и обязательно перечисляют в скобках основные их разновидности)».

При формировании дел необходимо проверять правильность оформления: наличие подписи, виз, даты и номера приказа. Недооформленные приказы не допускается подшивать в дела.

В текущем делопроизводстве обложка дела с приказами по личному составу оформляется аналогично приведенному образцу (см. по ссылке, чтобы в этой статье не повторяться). Здесь уместно будет просто указать некоторые примеры заголовков: «Приказы директора ООО «Колбасник» по личному составу (прием, перемещение, увольнение)» или «Приказы № 1-42 руководителя о премировании сотрудников».

Хранение приказов по личному составу

Для определения сроков хранения приказов пользуются действующим Типовым перечнем документов. На сегодняшний день последний типовой перечень составлен в 2010 году (см. по ссылке, при необходимости его можно скачать).

Обращаем внимание на статью 19 б и примечание 2 к ней указанного выше типового перечня – для определения хранения различных категорий приказов по личному составу;
на статью 665 – основания к приказам, не вошедшие в личное дело, хранят 5 лет.

Как видим, некоторые приказы по личному составу могут храниться 5 лет: об очередных и учебных отпусках, о дежурствах, взысканиях, краткосрочных командировках.
 

 
Значительная часть приказов имеют длительный (75 лет) срок хранения, в том числе о долгосрочных командировках, об изменении фамилии, об исполнении обязанностей, о поощрении, награждении, повышении квалификации, аттестации, об отпусках без содержания и т.д.

Также для определения сроков можно использовать ведомственные перечни документов, если они составлены для организации вашей сферы деятельности. Они наиболее полно отражают многообразие образующихся документов организации, поэтому при наличии таковых именно их следует использовать в первую очередь для проведения экспертизы ценности документов.

Долговременного хранения приказы по личному составу (75 лет) требуется передать в архив организации (по ссылке приведена информация, как это сделать правильно). Они включаются в опись дел по личному составу.

На остальные приказы после истечения сроков их хранения можно составить по установленной форме акт об уничтожении документов (образец по ссылке приведен).

Документы в организации, как правило, уничтожаются централизованно, поэтому их включают в сводный акт с другими документами всех подразделений организации.

Евгения Полоса

К записи 168 комментариев

Источник: http://delo-ved.ru/deloproizvodstvo/prikazy-po-lichnomu-sostavu-formirovanie-hranenie.html

Сроки хранения документов по номенклатуре дел

Сроки хранения документов по личному составу: что изменилось? Составляем номенклатуру дел с учетом изменения сроков хранения кадровых документов Сроки хранения приказов по личному составу

Cроки хранения документов по номенклатуре дел неодинаковы и зависят от содержания и назначения бумаг, степени влияния на уровень достоверности информации.

При утверждении периода обеспечения сохранности необходимо опираться на специализированные списки, согласно которым часть бумаг придется хранить бессрочно, а некоторые — всего в течение нескольких лет.

Практический смысл наличия номенклатуры дел и ее влияние на периоды хранения

Рабочая классификация номенклатуры дел

Период нахождения в архиве канцелярских бумаг

Документы по учету персонала: сколько они должны храниться?

Бланки и отчетность по начислению заработной платы: когда их можно выбросить?

Как долго нужно сохранять документы налогового учета?

Специализированные требования к сохранности документов по налогам

Какие требования существуют для архива бухгалтерии?

Список дел подразделений промышленной и пожарной безопасности

Бюджеты и информация для органов статистики: установленный период хранения

Что делать, если период сохранности документа законодательно не определен?

Порядок утверждения срока обеспечения сохранности для не поименованных в правительственных списках документов

Практический смысл наличия номенклатуры дел и ее влияние на периоды хранения

Порядок реализации номенклатуры дел проще всего будет рассмотреть на основе разбора конкретной ситуации.

Закончив экономический факультет известного отечественного вуза, Елена устроилась на работу в АО «Интеграл», оказывающее услуги по ремонту и возведению жилых построек.

Поскольку до этого девушка по специальности не работала, ее направили в бюро делопроизводства и архивного дела для ознакомления со списком документации и порядком ее хранения с одновременным закреплением иерархии подразделений фирмы.

Отдел состоял из 5 работников, помимо прочего, участвующих в процедурах составления и контролирующих движение документации. Наставником Елены стала сотрудница, на которую возложили обязанность по созданию номенклатуры дел на следующие 12 месяцев. Здесь необходимо напомнить, что данный локальный акт должен быть готов в 4 квартале текущего года и начинает действовать с 1 января следующего.

Перед Еленой была поставлена задача сгруппировать документацию по срокам хранения в соответствии со списком, утвержденным законодательно. В качестве основного справочника ей необходимо будет пользоваться перечнем архивных документов и сроков их хранения, утвержденным приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

Рабочая классификация номенклатуры дел

Основой для создания номенклатуры дел АО «Интеграл» послужила иерархия его подразделений. Участниками процесса генерирования и движения документации были следующие отделы:

  • бюро делопроизводства и архивного дела;
  • служба персонала;
  • отдел регулирования оплаты труда;
  • отдел бюджетного управления и анализа;
  • бухгалтерия;
  • отдел налоговой отчетности;
  • отдел промышленной и пожарной безопасности;
  • технологический отдел;
  • прочие отделы.

До перехода к фазе активных действий Елене пришлось подробно ознакомиться с целями подразделений компании, порядком подчиненности, формами взаимодействия между ними. Непосредственно после этого она приступила к детальному рассмотрению содержания списка по приказу № 558. Для отражения периода хранения документации в номенклатуре был отведен отдельный столбец.

Первым шагом стало рассмотрение документов, проходящих через ее отдел. Хотя теоретическая подготовка бывшей студентки была на довольно высоком уровне, определенные разделы документации вызвали у нее некоторые затруднения, поскольку до этого она ни разу их не видела. Сейчас же представился отличный шанс ознакомиться с ними на практике.

Период нахождения в архиве канцелярских бумаг

Наконец наступил момент разобраться со сроками хранения документов по номенклатуре дел, и началась некоторая неразбериха, поскольку по определенным разделам учета и делопроизводства документы существенно отличались.

Старые правила внутреннего трудового распорядка достаточно было сохранять всего 12 месяцев со дня введения в действие нового варианта.

А коллективный договор, несмотря на возможность регулярного внесения в него изменений, нужно было хранить неограниченное время.

Таблица с перечнем документации в компании имела следующую структуру:

Учетный номерНаименование папкиКоличество делПериод обеспечения сохранности и статья согласно приказу № 558

Источник: https://okbuh.ru/buhgalterskij-uchet/sroki-hraneniya-dokumentov-po-nomenklature-del

Номенклатура кадровых документов и сроки хранения

Сроки хранения документов по личному составу: что изменилось? Составляем номенклатуру дел с учетом изменения сроков хранения кадровых документов Сроки хранения приказов по личному составу

Документом принято считать документированную информацию, зафиксированную на материальном носителе и имеющую реквизиты, благодаря которым осуществляется ее идентификация.

Для организации быстрого поиска и правильного хранения документов, касающихся личного состава, служба управления персоналом должна составлять и утверждать свою Номенклатуру дел по единой унифицированной системе, действующей в организации.

Сроки хранения кадровой документации, как прописано в пункте 75 ГОСТ Р 51141-98, устанавливаются Номенклатурой дел организации, которая составляется с учетом сроков хранения, указанных в Перечне типовых архивных документов управленческого характера, образующихся в результате деятельности различных органов власти и организаций (утвержден 25.08.2010 Приказом по Министерству культуры РФ № 558).

Для дел, содержащих другую категорию Приказов, распоряжений и различной документированной информации (к ним относящиеся сводки, справки, информации или доклады) и касающихся ежегодных плановых и оплачиваемых отпусков, дисциплинарных взысканий, учебных отпусков, графиков дежурств, командировок на непродолжительное время (внутрироссийских или зарубежных), Перечнем установлены 5-ти летние сроки хранения кадровых документов.

Помощь: Определение сроков хранения кадровых документов: перечни типовых документов и порядок их применения

В соответствии с Законом РБ от 06.01.

1999 № 236-З «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» сроки хранения документов определяются государственной архивной службой Республики Беларусь, поэтому произвольное изменение сроков хранения документов, указанных в перечнях типовых документов, не допускается. В то же время в случае практической необходимости организация может продлевать сроки хранения образовавшихся в ее деятельности документов (например, при возникновении описанной выше ситуации с личными делами совместителей).

Глава 10 «Проведение аттестации и установление квалификации работников» по сравнению с соответствующим подразделом Перечня-1988 дополнена сведениями о сроках хранения ряда документов, появившихся в последние годы: протоколов и иных документов по присвоению классов, приему экзаменов у лиц, впервые поступающих на государственную службу, конкурсных комиссий по формированию резерва руководящих кадров.

Уничтожаем документы с истекшими сроками хранения

— приказы Минкультуры РФ от 25.08.

2010 N 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (далее — Перечень), от 31.07.2007 N 1182 «Об утверждении перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения»;

Основным законодательным актом в области установления сроков хранения документов является Перечень. Он необходим не только для определения сроков хранения образующихся в деятельности организации документов, но и для составления номенклатуры организации и формирования дел. Также им пользуются экспертно-проверочные комиссии.

Новый перечень документов со сроками хранения

Перечень 2010 подготовлен в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и представляет собой нормативно-правовой акт, определяющий основные виды организационно-распорядительной документации, образующейся во всех без исключения организациях, занимающихся предпринимательской деятельностью, с определением сроков их хранения.

Особую группу в данном подразделе составляют документы по лицензированию, аттестации, аккредитации деятельности организации и по сертификации. Если в предыдущем перечне документы по лицензированию были представлены в двух статьях, то в новом перечне их восемь (ст. 96–103).

Необходимые сроки хранения кадровых документов

Отдельные сроки хранения документов могут быть закреплены и в других нормативных актах. Так, абз. 6 ст. 230, абз. 2 ст. 230.1 ТК РФ обязывают работодателя сохранять 2-й экземпляр утвержденного им акта расследования несчастного случая (обычного, группового, тяжелого, со смертельным исходом) вместе с материалами расследования на протяжении 45 лет.

Рекомендуем прочесть:  Проверить задолженность по квартплате банк москвы

Таким документом является приказ Минкультуры «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень). Кадровые службы большинства компаний в своей деятельности по обеспечению сохранности кадровых документов руководствуются именно им.

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем.

Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет.

По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив.

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2019 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации — в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет.

Номенклатура дел отдела кадров

Приведенный образец может быть взят за основу и в зависимости от конкретных условий быть скорректирован. Например, ведение личного дела работника нормативно не закреплено.

Следовательно, если в деятельности вашей организации формирование личных дел не предусмотрено, то удалите ставшим лишним для вас дело из примера номенклатуры дел.

А вот если справки с места работы выдаются очень активно, то целесообразно выделить их в самостоятельное дело и т.д. Основная идея образца, думаю, понятна.

При этом в зависимости от решаемых задач подразделение по управлению персоналом в организации может называться кадровая служба, управление кадров или иметь иное наименование. Но суть от этого не меняется.

Просто на сегодняшний день большинство пользователей Интернета при поиске информации по данному вопросу предпочитает набирать в Яндексе поисковую фразу «Номенклатура дел отдела кадров», поэтому статья так и озаглавлена.

Составляем номенклатуру дел с учетом изменения сроков хранения кадровых документов

При формулировании заголовков дел в номенклатуре дел указание временной границы 2002 / 2003 гг. может оказаться не обязательным, если сама организация образована после 2002 года, т.е.

ранее кадровых документов не создавала. Тогда уточнению будет подлежать лишь срок хранения тех категорий документов по личному составу, у которых он меняется на 50 лет (со ссылкой на ст. 22.

1 Закона № 125-ФЗ) с привычных 75 (что было установлено ПТУД).

  • уточнение сроков хранения документов по личному составу в связи с временной границей 2002/2003 гг., установленной в ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ, и «удвоение» в связи с этим заголовков некоторых дел в номенклатурах дел кадровой службы и бухгалтерии;
  • если решение о сокращении срока хранения документов по личному составу для большинства организаций с 75 до 50 лет принято и менять его не планируется, то способ исчисления этого срока еще может быть скорректирован в следующем году, т.к. нынешняя формулировка Закона № 125-ФЗ ломает уже устоявшиеся алгоритмы работы (срок хранения теперь предлагается исчислять со дня создания документов, а не с 1 января года, следующего за годом закрытия их в кадровом делопроизводстве, как было ранее). Потому пока советуем продолжать понимать (и исчислять) появившийся в номенклатуре дел срок хранения 50 лет как раньше! Тогда в случае возвращения старого способа исчисления вы не окажетесь нарушителем. Лучше уничтожить позже, чем раньше, тем более что большинство коммерческих организаций, не являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, должны хранить документы по личному составу «не менее» 50 / 75 лет со дня создания (см. пункты 3 в частях 1 и 2 статьи 22.1 Закона № 125-ФЗ), а значит, хранить «дольше» вполне могут;
  • правильная систематизация заголовков дел с документами по личному составу должна быть не только в номенклатуре дел, но и переноситься в описи дел 2 . Единство последовательности расположения заголовков дел в номенклатуре и описи удобно и при автоматизации работы – они могут формироваться как отчеты из информационной системы.

Кадровый документооборот

Дела, срок хранения которых истёк Передаются на переработку специализированной организации (в утиль) Уничтожаются самой организацией Оформляется приёмо-сдаточным актом или накладной Экспертная комиссия фиксирует факт уничтожения, составив соответствующий Акт Указывается дата передачи, количество передаваемых дел и вес бумажной макулатуры На бумагорезательной машине

Номенклатура дел Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года. Утверждается руководителем. Номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. Оформляется на общем бланке организации.

Согласовывается с ЭК организации, ЭПК архивного учреждения. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведённых дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения.

Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чём в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи.

Не допускается употребление в заголовке дела (графа 2) неконкретных формулировок («разные материалы»; «общая переписка» и т.п.). В графе 3 указывается количество дел (томов). Она заполняется по окончании календарного года. В графе 5 в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о выделении дел к уничтожению.

Курсы, Семинары, Тренинги

Условия хранения электронных документов установлен приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях».

· до истечения 50 лет со дня создания – в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных госорганов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций. По истечении 50-летнего срока проводится экспертиза ценности документов;

05 Авг 2018      toplawyer         218      

Источник: https://lawyertop.ru/kompensatsii/nomenklatura-kadrovyh-dokumentov-i-sroki-hraneniya

Сроки хранения документов по личному составу: что изменилось? Составляем номенклатуру дел с учетом изменения сроков хранения кадровых документов Сроки хранения приказов по личному составу

Сроки хранения документов по личному составу: что изменилось? Составляем номенклатуру дел с учетом изменения сроков хранения кадровых документов Сроки хранения приказов по личному составу

Все организации, в том числе коммерческие, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков их хранения. Для этого работодатели организуют оперативное и архивное хранение кадровых документов 2016. Как это сделать, чтобы у проверяющих органов не было претензий, читайте в статье.

Также обсудим, какие требования предъявляются к хранению кадровых документов организации, каковы сроки хранения кадровых документов, в каком порядке уничтожать кадровые документы. Из этой статьи вы узнаете:-какие требования предъявляются к хранению кадровых документов организации;-каковы сроки хранения кадровых документов;

-в каком порядке уничтожать кадровые документы.

Требования к хранению кадровых документов в 2016 году

В 2016 году по-прежнему применяются требования к хранению кадровых архивных документов, которые установил Перечень, утвержденный приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Кроме того, при организации хранения документов следует руководствоваться Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Чтобы при проверке у вас все было в порядке, соблюдайте несколько простых правил.

Правило № 1. Ставьте подпись на каждом документе, на котором требуется, прежде чем помещать его в архив.

Подпись уполномоченного сотрудника – это один из важных реквизитов документа. Документ, в котором нет подписи, не имеет юридической силы.

Подпись уполномоченного лица с указанием его фамилии и инициалов должна стоять с правой стороны от должности сотрудника, который подписал документ.

Если документа уже оформляют на бланке должностного лица, то его должность в подписи не обязательно ставить. Если прав подписи передано по доверенности, то необходимо указать ее реквизиты.

Правило № 2. Соблюдайте правила формирования дел в архив.

Формируйте дела в соответствии со сроками хранения документов. Отдельно группируйте дела постоянного и временного хранения. Включайте в дело по одному экземпляру каждого документа в оригинале. Если к документу есть приложение, то независимо от даты его утверждения или составления, присоединяйте его к документам, к которым они относятся.

Старайтесь располагать внутри дела документы в хронологической последовательности. Помещайте в дело документы одного календарного года с момента их исполнения. Следите, чтобы дела были объемом не больше 250 листов, а толщина дела – не более 4 см. Приложения объемом свыше 250 листов составляйте в отдельный том, о чем в документе делайте отметку.

Наконец, подшивайте в дела только те документы, которые предусмотрены номенклатурой.

Правило № 3. Составляйте архивные описи на дела, которые прошли экспертизу ценности.

Такие описи (образец ниже) составляются на завершенные дела постоянного хранения и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, которые прошли экспертизу ценности. Экспертизу проводит экспертная комиссия, состав которой утверждает руководителя организации.

Эта комиссия рассматривает описи дел и акты о выделении к уничтожению дел. Описи согласуются протоколом экспертной комиссии компании и представляются на утверждение экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения. После этого организация может уничтожать дела.

Опись на дела постоянного хранения составляется в четырех экземплярах, а описи дел по личному составу – в трех.

Внимание! Личные дела и личные карточки формы № Т-2 уволенных работников можно выделять в отдельную опись в связи с тем, что они занимают большой объем.

Правило № 4. Соблюдайте условия и режим хранения архивных документов.

Коммерческие организации обязаны хранить документы, переданные на хранение в архив общества, в специально отведенных для этой цели помещениях. Они должны располагаться в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность и предохраняющих от пыли и воздействия света.

Это может быть архив компании или какого-либо отдела, например, IT-отдела. Главное – обеспечить режим, исключающий утрату, уничтожение или искажение данных. В процессе хранения проводить перезапись электронных документов на новые носители по мере устаревания прежних (п. 4.4.2.

4 Правил работы архивов).

Сроки хранения кадровых документов в 2016 году

Пункт 19 Перечня 558 называет документы, которые хранятся 75 лет: приказы о приеме, переводе, отпусках по уходу за ребенком, за свой счет, все виды отпусков при тяжелых, вредных или опасных условиях труда и др.

Обращаем внимание! С 13 марта 2016 года изменились сроки хранения отдельных кадровых документов.

По новым правилам, установленным Федеральным законом от 2 марта 2016 г.

№ 43-ФЗ, который внес поправки в закон об архивном деле, документы по личному составу, которые были созданы начиная с 2003 года должны храниться:-в течение 50 лет со дня создания – в госорганах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами. После истечения 50 лет проводится экспертиза ценности документов;-до истечения 50 лет со дня создания – в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных госорганов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций. По истечении 50-летнего срока проводится экспертиза ценности документов;

-не менее 50 лет со дня создания – в иных организациях.

Документы по личному составу, которые были созданы до 2003 года, хранятся по-прежнему 75 лет со дня создания.

Документы, которые хранятся 5 лет (ст. 19 Перечня № 558): приказы об очередных и учебных отпусках, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.

Документы постоянного хранения – все те, которых вы не найдете в пункте «б» статьи 19 Перечня № 558. Все такие документы нужно автоматически относить к приказам по основной деятельности, которые хранятся постоянно.

Хранение электронных кадровых документов в 2016 году

Условия хранения электронных документов установлен приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях».

Обязательными условиями хранения электронных документов являются:-наличие в архиве организации не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);-наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля физического и технического состояния;

-обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации (п.2.30 правил).

Организация в процессе хранения электронных документов в архиве не реже одного раза в 5 лет надо производить технический контроль физического состояния носителей электронных документов и воспроизводимости электронных документов.

Итак, если в компании ведется электронный документооборот, то передать их на хранение можно следующим образом. Сначала проверьте физическое состояние носителей электронных документов, затем запишите их на машинные носители. Проверьте качество записи. На футлярах проставьте архивные шифры, а затем составьте опись электронных документов.

Уничтожение кадровых документов: порядок, оформление

Если по итогам экспертизы ценности документов выявлены документы, в которых нет необходимости, нужно составить акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Это необходимо для подтверждения факта уничтожения документов.

Отправка на переработку.

Документы на уничтожение упаковывают и передают на утилизацию бумагоперерабатывающим фабрикам или на вторсырье. Передачу документов оформляют специальными накладными, которые указывают в акте о выделении к уничтожению.

Шредирование.

Также документы на уничтожение можно утилизировать путем шредирования. По степени секретности различают стандартное уничтожение и конфиденциальное. Все зависит от степени измельчения фрагментов документа. После того, как документ уничтожен в базу данных вносится соответствующая запись, и тогда можно прекращать ведение истории уничтоженных документов.

09.03.2016

Документы по личному составу предприятия созданные после 2003 года должны хранится 50 лет.

К документам по личному составу относятся трудовые договоры и служебные контракты, трудовые соглашения, гражданско-правовые договоры, личные карточки, невостребованные подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, свидетельства, удостоверения).

Согласно Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации” документы содержащие персональные данные сотрудников должны хранится 75 лет.

В марте 2016 года внесены изменения в сроки хранения кадровых документов по личному составу. Федеральный закон от 2 марта 2016 г. № 43-ФЗ уточняет, что 75-лет нужно хранить документы, которые были созданы до 2003 года. Для документов, созданных после 2003 года, срок хранения документов по личному составу составляет 50 лет.

Федеральный закон Российской Федерации от 2 марта 2016 г. N 43-ФЗ “О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”

Внести в Федеральный закон от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2013, N 7, ст. 611; 2014, N 40, ст. 5320) следующие изменения:

1) в подпункте “б” пункта 4 статьи 22 слова “документов по личному составу,” исключить;

2) дополнить статьей 22 1 следующего содержания:

“Статья 22 1 . Сроки временного хранения документов по личному составу

1. Документы по личному составу (за исключением документов, указанных в части 3 настоящей статьи), созданные до 2003 года, хранятся:

1) в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, – в течение 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

2) в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, – с даты поступления и до истечения 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

3) в иных организациях – не менее 75 лет со дня создания.

2. Документы по личному составу (за исключением документов, указанных в части 3 настоящей статьи), созданные начиная с 2003 года, хранятся:

1) в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, – в течение 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

2) в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, – с даты поступления и до истечения 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

3) в иных организациях – не менее 50 лет со дня создания.

3. Документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся:

1) в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, – в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

2) в государственных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, указанных в пункте 1 настоящей части, – с даты поступления и до истечения 75 лет с даты прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения.”.

Президент Российской Федерации

Сроки хранения бухгалтерских документов в организации определены законом о бухучете и специальным перечнем. Из нашей статьи вы узнаете о продолжительности периода их хранения, а также об особенностях определения сроков хранения отдельных документов в различных ситуациях.

Зачем хранить бухгалтерские документы

Любой бухгалтер знает, что каждый документ, оформленный в компании или полученный от контрагентов, имеет свою ценность и должен быть сохранен. На основании сведений, содержащихся в первичных документах, ведется бухучет и составляется бухотчетность. Проверка данных бухучета и бухотчетности всеми контролирующими инстанциями осуществляется по первичным документам.

Вся бухгалтерская первичка и отчетность должны храниться в течение законодательно определенных сроков.

Источник: https://realtism.ru/sroki-hraneniya-dokumentov-po-lichnomu-sostavu-chto-izmenilos/

Юриста дом
Добавить комментарий